Datenschutzerklärung

der StraivPMS GmbH nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO. Stand: 15. Juli 2026.

1. Einleitung und Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die StraivPMS GmbH, Rosenthaler Straße 40, 10178 Berlin, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführung Julia Neumann. Kontakt: support@straivpms.com, Telefon +49 30 40 88 07 60. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website und unseren Software-Modulen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns wichtig. Diese Erklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website nutzen, wenn Sie Kunde der StraivPMS-Module werden oder wenn Sie mit uns in anderer Weise in Kontakt treten.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, den Sie unter dpo@straivpms.com oder postalisch unter der oben genannten Anschrift, Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter", erreichen. Anfragen an den Datenschutzbeauftragten unterliegen der Vertraulichkeit; wenn Sie eine schriftliche Antwort wünschen, geben Sie bitte eine Postadresse oder E-Mail-Adresse an.

3. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der DSGVO. „Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. „Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. „Verantwortlicher" ist diejenige Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. „Auftragsverarbeiter" ist eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

4. Verarbeitungen auf der Website

Beim Aufruf unserer Website werden folgende Daten automatisch an unseren Server übermittelt und in einem Zugriffsprotokoll (Log-File) gespeichert: IP-Adresse in gekürzter Form (die letzten Oktette werden entfernt), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, verweisende URL (Referrer), verwendeter Browser (User-Agent), verwendetes Betriebssystem. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb sowie am Nachweis missbräuchlicher Zugriffe). Löschung: nach 30 Tagen.

Wenn Sie unser Kontaktformular oder eine der E-Mail-Adressen auf der Website nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht, ggf. Firma und Telefonnummer) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Kundenanfragen). Wir löschen die Daten, sobald sie für die Beantwortung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach zwei Jahren.

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Grundfunktionen der Website zu gewährleisten (Warenkorb-Speicherung, Cookie-Präferenz-Speicherung, Login-Sitzung im StraivPMS-Workspace). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Optionale Analyse-Cookies setzen wir nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG). Näheres siehe Cookie-Hinweis.

5. Verarbeitungen im StraivPMS-Workspace

Wenn Sie sich als Kunde für den StraivPMS-Workspace registrieren und ein oder mehrere Module bestellen, verarbeiten wir die von Ihnen im Bestellprozess eingegebenen Daten (Firmenname, USt-IdNr, Anschrift, Ansprechpartner E-Mail und Telefonnummer, Zahlungsdaten) sowie die im Rahmen der Nutzung der Module anfallenden Verbindungsdaten (Zeitpunkt und Umfang der API-Zugriffe auf Ihr Straiv-Konto, aktivierte Module, geänderte Konfigurationen, Zugriffe der von Ihnen angelegten Nutzer). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).

6. Verarbeitung im Zusammenhang mit Straiv

Zur Erbringung unserer Module greifen wir mit einem von Ihnen bereitgestellten API-Key auf Ihr Straiv-Konto zu. Dabei lesen wir — abhängig vom jeweils bestellten Modul — Informationen zu Ihren Objekten, Ihren Zimmerkategorien, Ihren Raten, Ihren Reservierungen und den zu diesen Reservierungen gehörenden Gastdaten. Personenbezogene Daten der Gäste Ihres Hauses werden ausschließlich im Rahmen der von Ihnen bestellten Module und ausschließlich in Ihrem Auftrag verarbeitet. Für diese Verarbeitung sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher, wir sind Ihr Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit Vertragsschluss automatisch mit übermittelt und ist unter /dpa abrufbar.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir bedienen uns zur Erbringung unserer Leistungen der folgenden Kategorien von Empfängern und Auftragsverarbeitern: (i) Rechenzentrums- und Cloud-Infrastrukturdienstleister mit Rechenzentrum in Frankfurt am Main, (ii) Zahlungsdienstleister zur Abwicklung Ihrer Zahlungen (SEPA-Lastschrift, Kreditkarte), (iii) Anbieter von E-Mail-Zustelldienstleistungen für den Versand transaktionaler E-Mails (Rechnungen, Zugangs-Links), (iv) Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten, (v) externer Datenschutzbeauftragter, (vi) im Rahmen unserer Support-Dienstleistungen: Ihr eigenes Personal, das im StraivPMS-Workspace angelegt ist. Eine Liste der aktuell eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage nach Vertragsschluss zur Verfügung.

8. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte im Einzelfall eine Übermittlung erforderlich werden, erfolgt diese ausschließlich auf einer nach der DSGVO zulässigen Grundlage (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen). Wir informieren Sie in diesem Fall gesondert und dokumentieren die Übermittlung in unserem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern. Für Rechnungsdaten und Vertragsdaten gilt die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist nach § 257 HGB (sechs bzw. zehn Jahre). Für Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss zwei Jahre. Für Zugriffsprotokolle 30 Tage. Für Daten in den Modulen die im jeweiligen Modul und im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegte Frist (bei Meldescheinen z. B. ein Jahr nach § 30 Abs. 4 BMG).

10. Betroffenenrechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte: (i) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), (ii) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), (iii) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), (iv) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), (v) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), (vi) Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO), (vii) Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bitte richten Sie Ihre Anfrage an dpo@straivpms.com. Wir bearbeiten Ihre Anfrage grundsätzlich binnen 30 Tagen ohne Kosten.

11. Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung der Daten im Bestellprozess ist zur Erfüllung des Vertrages erforderlich; ohne diese Daten können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen. Die Bereitstellung Ihrer E-Mail-Adresse im Kontaktformular ist erforderlich, damit wir Ihnen antworten können. Die Bereitstellung optionaler Angaben (z. B. Telefonnummer) ist freiwillig.

12. Automatisierte Entscheidungen, Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO — einschließlich Profiling — mit rechtlicher Wirkung oder in ähnlicher Weise erheblicher Beeinträchtigung findet nicht statt. Insbesondere führen die Analytics-Auswertungen der Guest-Journey ausschließlich zu aggregierten Reports, ohne dass auf Basis dieser Reports automatisch Entscheidungen mit Gastbezug getroffen werden.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für uns ist zuständig: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Telefon +49 30 13889-0, E-Mail mailbox@datenschutz-berlin.de.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Änderungen an unseren Verarbeitungstätigkeiten oder gesetzliche Anforderungen ergeben. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter straivpms.com/datenschutz. Bei wesentlichen Änderungen mit Auswirkung auf Ihre Rechte werden wir Sie gesondert informieren.