Digitale Meldescheine nach § 30 BMG — was das Bundesmeldegesetz konkret verlangt
Wer als Beherbergungsbetrieb in Deutschland Gäste aufnimmt, hat einen Meldeschein auszufüllen. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei zwischen Meldescheinen für Inländer (§ 29 BMG) und für ausländische Gäste (§ 30 BMG). Was seit dem Ende der handschriftlichen Formulare gilt, was digital erfasst werden darf und wie lange man aufbewahren muss — hier eine nüchterne Zusammenfassung.
Was der Gesetzgeber verlangt
Nach § 29 Abs. 1 BMG muss der Beherbergungsbetrieb den Meldeschein am Tag der Ankunft ausfüllen (lassen) und vom Gast unterschreiben lassen. Der Meldeschein ist am Tag des Auszugs oder am Anfang der Aufbewahrungsfrist zu vervollständigen und ein Jahr aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist ist eng — sie beginnt am Tag der Anreise und endet ein Jahr später. Danach ist der Meldeschein zu vernichten.
Für ausländische Gäste kommen nach § 30 BMG zusätzliche Pflichtfelder hinzu: Art, Ausstellungsort und -datum sowie Nummer des Reisedokuments. Für mitreisende Ehepartner, Lebenspartner, minderjährige Kinder und Reisegruppen mit gemeinsamem Reisezweck bestehen Vereinfachungen.
Digitale Erfassung — was ist zulässig?
Der Meldeschein darf digital erfasst werden. Die elektronische Erfassung ersetzt seit der Neufassung des BMG in 2020 vollständig die papierbasierte Erfassung. Zulässig sind (i) die Erfassung durch den Gast auf seinem eigenen Endgerät im Rahmen des mobilen Check-in-Flows, (ii) die Erfassung am Empfangs-Tablet, (iii) die Erfassung am klassischen Rezeptionscomputer. Die Unterschrift des Gastes kann als handschriftliche Unterschrift auf einem Touch-Display erfasst werden — sie erfüllt die Anforderungen der einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS.
Aufbewahrung — revisionssicher
Der digital erfasste Meldeschein muss revisionssicher aufbewahrt werden. „Revisionssicher" bedeutet: unveränderbar, mit Zeitstempel versehen, mit einer eindeutigen Referenz auf den Aufenthalt versehen und in geeigneter Form (PDF/A ist gängig) archiviert. Die Aufbewahrungsdauer beträgt ein Jahr ab Anreise; danach muss der Meldeschein gelöscht werden.
Wichtig: Es reicht nicht, den Meldeschein „nur so" auf der Festplatte zu speichern. Der Meldeschein muss so gespeichert werden, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist oder nachvollziehbar wäre. In der Praxis wird dies durch eine Kombination aus Prüfsummen, Zeitstempel und Zugriffs-Protokoll umgesetzt.
Behördenanfragen
Behörden (in der Regel die Meldebehörde des Aufenthaltsortes oder die Polizei) können Einsicht in den Meldeschein verlangen. Die Antwort erfolgt in aller Regel schriftlich innerhalb einer angemessenen Frist. Für digital erfasste Meldescheine hat sich der Export als ZIP-Datei mit den PDF/A-Dateien und einer Manifest-Datei mit Prüfsumme (SHA-256) bewährt. So kann die Behörde die Unversehrtheit der Dateien selbst nachprüfen.
Löschung nach einem Jahr
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist der Meldeschein zu vernichten. Für digitale Meldescheine bedeutet „vernichten" die Löschung aus dem produktiven System und aus den Backups. Bei täglichen Backups mit einer Retention von 30 Tagen bedeutet dies in der Praxis, dass der Meldeschein spätestens ein Jahr und 30 Tage nach Anreise vollständig aus allen Systemen entfernt ist.
Was das StraivPMS-Modul „Digitale Meldescheine" tut
Das Modul „Digitale Meldescheine" von StraivPMS setzt die genannten Anforderungen genau um. Erfasst werden alle Pflichtfelder nach §§ 29 und 30 BMG. Für ausländische Gäste wird der Reisedokument-Typ und die Reisedokument-Nummer geprüft (ICAO-9303-Format). Die Unterschrift wird per Touch erfasst und im PDF/A eingebettet. Der Meldeschein wird im StraivPMS-Workspace revisionssicher abgelegt, die Aufbewahrungsfrist wird auf ein Jahr eingestellt, danach erfolgt die automatische Löschung. Behördenanfragen können als ZIP mit Manifest exportiert werden.